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Chez PHI, il y a toujours la possibilité d'évoluer. Nous soutenons les carrières de nos employé·e·s et adorons quand nous pouvons donner à l'un des nôtres la promotion de ses rêves.
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Assistant·e administratif·ve - Projet PHI Contemporain
Fondation PHI
Date de publication 13 juin 2023
- Heures de travail
- Temps plein
- Type
- Permanent
- Langues parlées et écrites
- Français
Anglais (niveau intermédiaire)
L'Assistant·e administratif·ve relèvera de la Chef de la planification et du développement de PHI et sera un membre essentiel de l'équipe de développement de PHI Contemporain. Cette personne sera responsable de l'administration, de la documentation, de la comptabilité et des rapports relatifs au projet PHI Contemporain. Ces responsabilités comprennent également la communication et la correspondance liées à l'administration avec les parties prenantes, y compris les membres de l'équipe et les départements internes, ainsi que les parties externes, telles que les autorités gouvernementales, les consultant·e·s, les architectes, etc.
À propos du poste
PHI Contemporain
PHI Contemporain sera une institution culturelle dédiée à l'exploration du contemporain à travers l'engagement du public avec la présentation multidimensionnelle d'art, de discours et de pratiques créatives contemporaines pour lesquelles PHI est reconnu. Situé sur un site d’une grande valeur historique dans l’extrémité est du Vieux-Montréal, le bâtiment de ~5000m2 est prévu pour ouvrir ses portes en 2027 et sera conçu par les équipes lauréates du concours international d'architecture achevé en 2022. Avec ses galeries d’exposition et un vaste domaine public, ce nouveau point de repère culturel interpellera la communauté locale, les visiteur·euse·s de la ville de Montréal et le réseau en constante expansion de PHI.
Le projet de réalisation de PHI Contemporain est une initiative majeure qui implique la coordination de multiples intervenant·e·s, dont l'équipe PHI, les partenaires gouvernementaux, les autorités municipales et provinciales, et tous les acteur·trice·s impliqué·e·s dans la conception, le design et la construction de la nouvelle institution.
Principales responsabilités
- Superviser et rendre compte du budget et des calendriers des projets : contrôler les projections par rapport aux réalisations et signaler tout écart afin de s'assurer que des mesures appropriées de réalignement et/ou de prise de décision sont prises pour garantir une exécution réussie;
- Devenir un·e spécialiste en matière pour tous les documents administratifs liés au projet par exemple, les contrats, les procédures réglementaires, les obligations, etc;
- Assurer la conformité et la coordination de toutes les obligations, exigences et processus liés aux parties prenantes, notamment les partenariats (de financement) avec le gouvernement, les processus d'autorisation et d'approbation, les demandes de propositions, etc;
- Gestion des processus d'approbation (internes et externes);
- Documentation et rapports requis par le(s) projet(s), y compris les comptes rendus de réunions, les correspondances et les rapports;
- Gestion de la comptabilité et des factures, y compris la coordination avec les fournisseurs et la gestion des systèmes ERP internes, des outils de suivi budgétaire et des rapports;
- Supervision générale et gestion des plateformes et outils logiciels liés au projet (par exemple, logiciel ERP, programmes de gestion des tâches et des projets, etc.);
- Coordination des réunions avec les parties prenantes et de la planification et de l'ordonnancement du département;
- Travaux de traduction simples (français/anglais), par exemple pour des textes courts, des lettres, des formulaires, etc.
Compétences recherchées
- Exigences académiques minimales : DEC ou l’équivalent
- Au moins 5 ans d'expérience dans l'administration de projets ou l'administration exécutive;
- Expérience dans l'exécution de projets complexes impliquant plusieurs parties prenantes, y compris une implication directe dans la gestion du budget, de la comptabilité et du calendrier;
- Maîtrise des logiciels de gestion de budget, d'ERP et de projets;
- Langue parlée et écrite : français et anglais (niveau intermédiaire) surtout pour la communication avec les différents fournisseurs/partenaires.
- Politesse professionnelle et capacité à communiquer efficacement avec des collègues de différents secteurs;
- Haut niveau de diligence, attention aux détails, autonomie et organisation;
- Aspects supplémentaires intéressants : expérience ou formation en rapport avec la sphère culturelle, l'architecture, le design ou la construction.
Nos avantages
Environnement de travail hybride
Nous permettons à nos employé·e·s d'effectuer la plupart des tâches en télétravail. Nous encourageons que les espaces communs de PHI soient utilisés comme un lieu de rassemblement suscitant la créativité et le travail d'équipe.
Bien-être
L'activité physique a de nombreux bienfaits pour le corps et l'esprit, c'est pourquoi PHI offre à ses employé·e·s une allocation pour contribuer aux dépenses d'activités physiques (matériel, frais d'inscription, événements, etc.)
Congés et vacances
Nous comprenons que nos employé·e·s ont besoin de temps pour se recharger, c'est pourquoi nous offrons des congés payés pour les vacances, les jours personnels et les jours de maladie.
Assurance
Profitez d'un régime d'assurance collective complet qui offre l'assurance vie, l'assurance maladie grave, des prestations de soins de santé et plus. Programme de soin virtuel et télémédecine également inclus.
REER collectif
Nos employé·e·s peuvent choisir d'adhérer à notre régime d'épargne-retraite collectif, qui leur donne accès à des frais de gestion réduits et à des outils qui les aideront à atteindre leurs objectifs financiers.
Nos promesses de marque
Visionnaire
Le monde est en perpétuelle transformation. Sans omettre l’expérience du passé, PHI est tournée vers l’avenir et s’engage durablement à écouter la prochaine génération de praticien·ne·s de la créativité et lui offrir un espace pour s’exprimer.
Pertinence
À l’écoute des écosystèmes, PHI agit comme une antenne et contribue de manière significative aux nouveaux modes de consommation de l’art. La pertinence s’applique à la recherche et au développement de la technologie et de la forme, contribuant de manière significative aux modes contemporains de création et de consommation de l’art et des nouvelles formes de narration. Passionnée par la participation à la conscience globale, PHI s’inspire des préoccupations mondiales, des thèmes captivants et des idées qui reflètent notre condition humaine.
Inclusivité
PHI aborde son travail en tenant compte des besoins, des voix et des points de vue de tou·te·s. PHI valorise l’expérience vécue, l’héritage et la différence, en cherchant à assurer que les voix diverses ne sont pas seulement respectées, mais activement élevées et incluses dans ses discussions à travers la lentille de l’art.
Dédiée à la qualité
Le dialogue entre art et public est sacré. Les commissaires chez PHI s’engagent à offrir des expositions et des expériences immersives, tout en respectant, amplifiant et contextualisant l’art, les artistes et les idées qu’il·elle·s cultivent.
Punk à l’esprit vif
À PHI, l’art est audacieux, le geste et l’impulsion créative imprévisibles. Des rencontres inattendues donnent naissance à des nouvelles idées hybrides. La conversation est toujours rigoureuse et percutante.
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pour ce poste
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